19. Предварительный просмотр. Печать.

Предварительный просмотр

1.  Щелкните лист или выберите листы, которые требуется просмотреть.

2.  Щелкните кнопка Office   — Печать — Предварительный просмотр.

3.  Для предварительного просмотра следующей или предыдущей страницы нажмите в верхней части окна предварительного просмотра кнопку Следующая страница или Предыдущая страница.

Примечание. Кнопки Следующая страница и Предыдущая страница доступны только в том случае, если выбрано более одного листа или лист содержит больше одной страницы данных.

Настройка параметров печати

1.  Перед тем как распечатать необходимо, сделать предварительный просмотр (см. выше), для того чтобы определиться входит ли область печати в лист(ы).

В Предварительном просмотре можно нажать на кнопку Параметры страницы и поочередно заходить во вкладки Страница (изменить ориентацию), Поля (изменить поля слева справа,…), Колонтитулы (задать колонтитулы), Лист (последовательность вывода страниц на печать…)

2.   Настройку можно задать используя вкладку Разметка страницы.

  

После всех настроек здесь же можно выбрать кнопку Печать или

Для того что бы распечатать таблицу: кнопка Office , а затем — Печать

Далее выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

3.  Выберите принтер 4. Определитесь Печатать лист или его часть: – Если выборочные страницы, то указать с какой по какую – Если часть листа или таблицы, необходимо предварительно выделить область печати и выбрать выделенный диапазон;

Рассмотри более подробно тему колонтитулы

Например: откройте верхний колонтитул и по линейке прокрутки найдите, НЕТ (самое первое слово)

Щелкните ЛКМ по создать нижний колонтитул, удалите все, что вам не надо и в правом углу поставьте просто страницу (2ая кнопка -)

или

Можно тоже само сделать в предварительном просмотре (папка – Страница), а папка – Поля – в ручную двигает поля листочка

18. Разделение и закрепление окон.

При вводе объемных таблиц, довольно трудно вводить значения, поскольку колонки или строки выходят за пределы экрана. Можно воспользоваться разбиением экрана на области или еще лучше закреплением области

Разделение окна

Поставьте курсор выше правой верхней стрелки линейки прокрутки, вид мышки – две черточки с двумя стрелками

 

Теперь нажмите ЛКМ и, удерживая ее, передвигайте мышь вниз; таким образом передвигается широкая линия.

Отпустите кнопку мышки, и вы получите разделенную горизонтально на две части рабочую страницу. Теперь вы можете двигаться в любой ее части.

Для того, чтобы от этого отказаться: двойную стрелку ЛКМ уносим до конца вверх, она исчезает.

Все это можно проделать если выбрать вкладку Вид и в группе команд Окно выбрать Разделить

Закрепление области

Например, необходимо закрепить (чтобы не двигались и были всегда видны) область шапки таблицы (например: Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения и т.д.)  и область находящаяся левее данной ячейки (например: Иванов, Петр, Сергеевич, 02/11/1969 )

Все это можно проделать если выбрать вкладку Вид и в группе команд Окно выбрать Закрепить область

17. Специальная вставка. Связь между листами книги и файлами.

Специальная вставка

Если перенести на другой лист не формулы, а значения в ячейках, простым копированием Вы не добьетесь нужного результата  необходимо воспользоваться специальной вставкой:

1.   выделить то, что хотите перенести;

2.   скопируем;

3.  переходим на другой лист и встаём в ту ячейку, в которую необходимо вставить наши значения;

4. на ленте вкладка  Главная – раскрыть кнопку Вставить - / Специальная вставка / Значение.

Есть еще один способ для переноса информации, если у Вас информация между листами документа связана:

1.     На новом листе встаем в ячейку, где будет текст;

2.     Нажимаем  знак =

3.     ЛКМ щелкаем по ярлыку листа, где находится текст для переноса;

4.     Щелкаем ЛКМ по первой ячейке, в которой находится текст, для переноса;

5.     Нажать Enter (Вас программа перенесет на ваш новый лист, где Вы поставили =);

6.     Встаньте в эту ячейку и скопируйте ее вниз.

Создание связанного файла

Если Вам необходимо информацию созданную, например, в электронных таблицах перенести в текстовый редактор, то 

1.  Выделяете, например, таблицу (в Excel)

2.  Копируете её в буфер обмена

3.  Переходите в текстовый редактор (Word)

4.  На вкладке Главная – раскрыть кнопку Вставить -  Специальная вставка

5.  В диалоговом окне установите флажок Связать. (Это необходимо для того, чтобы изменения в таблице автоматически отражались в Excel^e и в Word^e)

6.  Выделите, например, в нашем случае, Лист Microsoft Excel.

7.  ОК

Если Вы установите флажок Вставить, как Лист Microsoft Excel то изменения в Excel отражаться не будут (в Word будет подгружаться Excel)

Если необходимо увеличить вставленный объект:

1.  2 раза ЛКМ по объекту. (подгружается Excel);

2.  за маркеры увеличиваем поле документа.

Если необходимо изменить размер вставленного объекта (сделать больше шрифт):

1.  ЛКМ по объекту;

2.  За маркеры изменяем размер (мы из Word^а никуда не выходили).

ПРАКТИКА "Вклад" Ввод данных, форматирование, создание формул, построение диаграмм.

Задание 1.

Задания на ввод,  редактирование и форматирование данных

1. Введите данные следующей таблицы

2. Подберите ширину столбцов таким образом, чтобы были видны все надписи (2 раза ЛКМ в строке заголовка столбцов, на границе).

3. Вставьте новый столбец перед столбцом А. 
В ячейку А1 введите текст № п/п, пронумеруйте ячейки А2:А7, используя автозаполнение.
Для этого в ячейку А2 введите 1, в ячейку А3 введите 2, выделите эти ячейки, 
- потяните за маркер Автозаполнения вниз до строки 6 
или
- щелкните 2 раза ЛКМ, когда вид мышки черный крест справа от выделенной области (произойдет автозаполнение для всех заполненных ячеек фамилиями).
4. Вставьте строку для названия таблицы.

5. В ячейку А1 введите название таблицы Индивидуальные вклады коммерческого банка.

6. Выделите ячейки A1:D1 и объедините их нажав кнопку .

7. Сохраните таблицу в свою папку под именем Банк.xlsx

Задание 2.

Займемся теперь форматированием

1. Для группы ячеек С3:С9 установите разделитель тысяч и разрядность Две цифры после запятой, используя кнопки.

2. Объедините ячейки A1:D1. Выделите их и нажмите кнопку . Сделайте заголовок жирным.
3. Измените ширину столбцов таблицы, два последних столбца сделайте одной ширины (данные могут не входить в ячейки, ничего страшного).

4. Выделите диапазон ячеек A2:D2, установите параметры: выровнять текст по центру между верхней и нижней границей, по центру ячейки и перенос по словам

5. Очертите таблицу. Выделите ее и раскройте кнопку  и сделайте необходимые действия

или

на ленте вкладка Главная – раскрыть любую из панелей  и выбрать вкладку Граница в окне Формат ячейки

6. Очертите таблицу вокруг двойной линией. Отделите заголовок жирной.

7. Выровняйте данные столбца № п/п по центру

8. Выполните сортировку по убыванию суммы вклада:

- встаньте в столбец,  по которому необходимо сортировать;

- на вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выберите команду Сортировка от А до Я.

9. Добавьте две строки после названия таблицы. Для этого выделите 2 и 3 строку, ПКМ - Добавить ячейки.

10. Установите в ячейке B2 формат Дата тип установите какой нравится вам,

а в ячейку В3 – Время. Введите в ячейку А2 текст Дата, в ячейку B2 – сегодняшнюю дату, в ячейку А3 текст Время, в ячейку В3 текущее время

У вас должно получится:

Задание 3

Задание на работу с формулами

Откройте файл банк.xls.

1. В ячейку С10 введите формулу для нахождения общей суммы, для этого выделите  ячейку С10, нажмите кнопку Сумма  выделите группу ячеек С5:С9, нажмите Enter.

2. В ячейку D5 введите формулу для нахождения доли от общего вклада, используя абсолютную ссылку на ячейку С10.  =С5/$C$10*100.

3. Скопируйте данную формулу для группы ячеек D6:D9. Встаньте в ячейку D5, подведите курсор мыши к правому нижнему углу этой ячейки (курсор примет вид черного креста), прижмите ЛКМ, и не отпуская протащите на весь диапазон копирования.

4. Сохраните изменения в файле.

Задание 4

Задания на построение диаграмм

1. Откройте документ банк.xls.

2. Переименуйте первый лист, дав ему имя – Таблица, второй – Диаграмма. Остальные листы удалите.

3. На листе Диаграмма постройте круговую диаграмму по данным столбцов Фамилия вкладчика, Доля от общего вклада.

–  выделите столбец Фамилия вкладчика, прижмите клавишу Ctrl и выделите столбец Доля общего вклада (у вас должно быть выделено два столбца).

–  на вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните диаграмму нужного типа.

–  выберите тип диаграммы – круговая,

–  дайте название диаграмме Доля от общего вклада;

Если вы выделяли столбцы вместе с шапкой, то название диаграммы уже есть.

В противном случае, выделите диаграмму и нажмите на вкладке Макет кнопку Название диаграммы, выберите Над диаграммой. В появившуюся в диаграмме надпись введите Доля от общего вклада.

    –  легенду расположите внизу; для этого на вкладке Макет в группе Подписи  нажмите кнопку Легенда и выберите Добавить легенду снизу

4. Вырежьте кусочки из диаграммы, для этого:

–   выделите область диаграммы;

–  наведите указатель мыши на один из секторов;

–  прижмите ЛКМ и перетащите сектор на 0,5 см.

5. Добавьте подписи данных в диаграмму, для этого:

–  ПКМ по диаграмме (по одному из секторов), выберите Добавить подписи данных;

–  Для настройки внешнего вида подписей, щелкните ПКМ по одному из сегментов, выберите Формат подписей данных;

6. Установите Расположение подписи: у вершины, снаружи.

7. Для названия диаграммы установите шрифт Book Antiqua, цвет красный, размер 12 пт, для этого:

–  Выделите заголовок, появится всплывающая панель форматирования;

–  Выберите нужное форматирование.

8. Сохраните документы под тем же именем. 

У вас должно получиться диаграмма такого вида:

16. Построение диаграмм.

Диаграмма (график) – наглядное графическое представление числовых данных.

Диаграммы предназначены для сравнения нескольких величин или нескольких значений одной величины и слежения за изменением их значений и т. п.

Типы диаграмм

	гистограмма (столбчатая диаграмма) – для сравнения нескольких величин в нескольких точках.
	круговая  - для сравнения нескольких величин в одной точке.
	график – для слежения за изменением нескольких величин при переходе от одной точке к другой. Если перед Вами стоит задача построить график функции, необходимо выбрать точечную диаграмму

Основные элементы диаграммы

Этапы построения диаграммы

1.    выделить ячейки, по которым будет строится диаграмма:
- сначала выделяем ячейки, которые обозначают подпись по оси (или легенду);
-  нажимаем CTRL;
и не отпуская клавишу
- выделяем ячейки в который числа, для построения диаграммы;
- отпускаем мышку, затем отпускаем CTRL
! обратите внимания, каждому слову должна соответствовать ячейка с цифрой;
! если вы выбрали в первом блоке ячейку из шапки таблицы, то и во втором вы обязаны захватить ячейку из шапки таблицы.

2.   На вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните диаграмму нужного типа и выберите ее подтип.

Чтобы увидеть все доступные типы диаграмм, нажмите кнопку . В результате откроется диалоговое окно Вставка диаграммы, в котором с помощью стрелок можно просматривать список с типами диаграмм. При наведении указателя мыши на диаграмму любого типа появляется всплывающая подсказка с ее названием.

3.    Шаг1 – выбрать нужный тип и вид диаграммы;

     Шаг2 – просмотреть результат, если необходимо – ввести изменения в Диапазоне данных или Рядах данных.

   Шаг3 – указать параметры диаграммы (название диаграммы, подписи осей, расположение легенды и т. д.);

С помощью набора средств Работа с диаграммами можно добавлять в диаграммы различные элементы, например заголовки или метки данных, а также изменять внешний вид, структуру и формат диаграмм.

Примечание: Если область Работа с диаграммами не видна, щелкните любую часть диаграммы, чтобы активировать ее.

4.    Следующие действия с контекстной панелью Работа с диаграммами

–  Чтобы понять, какие именно элементы можно добавлять и изменять на диаграмме, откройте вкладку Конструктор, Макет или Формат и ознакомьтесь с группами параметров и отдельными параметрами на каждой из этих вкладок.

–  Кроме того, функции конструктора, макета и форматирования доступны для отдельных элементов диаграммы (например, ее осей или легенды). Чтобы получить к ним доступ, щелкните соответствующий элемент диаграммы правой кнопкой мыши.

Изменение размеров диаграммы:

1.   выделить диаграмму (щелкнуть по ней ЛКМ);

2. подвести курсор мыши к границе области диаграммы (курсор примет вид двунаправленной стрелки);

3.   прижать ЛКМ и потащить в нужном направлении;

4.   отпустить ЛКМ.

Редактирование диаграммы:

1.   выделить диаграмму;

2.   ПКМ по редактируемой области – Формат …

или на вкладках Конструктор, Макет или Формат внести необходимые изменения.

15. Условное форматирование.

Условное форматирование обеспечивает наглядность при исследовании и анализе данных, обнаружении критических проблем, схем и тенденций.

Быстрое форматирование

1.  Выделите диапазон ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице или отчете сводной таблице.

2.    На вкладке Начальная страница в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите команду Цветовые шкалы 

3.    Выберите двухцветную шкалу.

Просмотрите значки цветовой шкалы и определите значок, соответствующий двухцветной шкале. Верхний цвет соответствует высоким значениям, нижний цвет — низким значениям.

    –  После применения стиля выделите данные, нажмите на ленте вкладка Главная кнопку Условное форматирование и выберите пункт Управление правилами, чтобы вручную настроить правила и форматирование.

    –  Дополнительные сведения о том, как приступить к использованию средств условного форматирования, см. в статье Добавление, изменение, поиск и удаление условного форматирования.

Расширенное форматирование

1.     Выделите диапазон ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице или отчете сводной таблице.

  

2.  На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите пункт 

Будет отображено диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

3.       Выполните одно из следующих действий:

–      Для добавления условного форматирования нажмите кнопку Создать правило.

Будет отображено диалоговое окно Создание правила форматирования.

–      Для изменения условного форматирования выполните следующие действия.

• Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист или таблица.
• При необходимости измените диапазон ячеек, нажав кнопку Свернуть диалоговое окно  в поле Применяется к для временного скрытия диалогового окна, выбрав новый диапазон ячеек на листе, а затем нажав кнопку Развернуть диалоговое окно .
• Выберите правило, а затем нажмите кнопку Изменить правило.

4.   В группе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений.

5.    В группе Измените описание правила в поле со списком Стиль формата выберите пункт Двухцветная шкала.

6.   Выберите Минимальное значение и Максимальное значение параметра Тип. Выполните одно из следующих действий.

- Форматирование минимального и максимального значений Выберите Минимальное значение и Максимальное значение.

В этом случае не вводите Минимальное значение и Максимальное значение параметра Значение.

- Форматирование числового значения, значения даты или времени   Выберите пункт Число, а затем введите Минимальное значение и Максимальное значение параметра Значение.

- Форматирование процентного значения   Выберите пункт Процент, а затем введите Минимальное значение и Максимальное значение параметра Значение.

Допустимыми являются значения от 0 до 100. Не вводите знак процента.

Использовать процентные значения рекомендуется, когда необходимо визуализировать все значения пропорционально, поскольку распределение значений является пропорциональным.

- Форматирование процентили   Выберите пункт Процентиль, а затем введите Минимальное значение и Максимальное значение параметра Значение.

Допустимыми являются значения процентили от 0 до 100. Процентиль нельзя использовать, если диапазон ячеек содержит более 8191 точек данных.

Используйте процентиль, когда необходимо визуализировать группу высоких значений (например, верхнюю 20^ую процентиль) в одной пропорции цветового оттенка и группу низких значений (например, нижнюю 20^ую процентиль) в другой пропорции цветового оттенка, поскольку они соответствуют экстремальным значениям, которые могут сместить визуализацию данных.

- Форматирование результата формулы   Выберите пункт Формула, а затем введите Минимальное значение и Максимальное значение параметра Значение.

Формула должна возвращать число, дату или время. Начните формулу со знака равенства (=). Недопустимые формулы приведут к отсутствию форматирования. Проверьте формулу на листе, чтобы убедиться, что она не возвращает ошибочное значение.

- Минимальное значение и Максимальное значение являются минимальным и максимальным значениями для диапазона ячеек. Убедитесь, что Минимальное значение меньше чем Максимальное значение.

- Можно выбрать другие Минимальное значение и Максимальное значение параметра Тип. Например, можно выбрать Минимальное значение параметра Число и Максимальное значение параметра Процент.

7.     Чтобы выбрать Минимальное значение и Максимальное значение цветовой шкалы, выберите пункт Цвет для каждого значения, а затем выберите цвет.

Если необходимо выбрать дополнительные цвета или создать определенный цвет, нажмите кнопку Другие цвета.

Выбранная цветовая шкала отобразится в поле Образец .

Форматирование всех ячеек с использованием гистограммы

Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее — тем выше значение. Гистограммы оптимальны при определении основных показателей особенно в больших объемах данных — например, максимальной и минимальной продаж игрушек в отчете о праздничных продажах.

Форматирование всех ячеек с использованием набора значков

Набор значков используется для аннотирования и классификации данных по трем-пяти категориям, разделенным пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков 3 стрелки красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая средняя стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Форматирование ячеек с текстовыми, числовыми значениями или значениями даты или времени

Чтобы было проще искать конкретные ячейки в диапазоне ячеек, можно отформатировать эти ячейки с помощью оператора сравнения. Например, в листе запасов, отсортированном по категориям, можно выделить желтым цветом продукты, которых в наличии менее 10 позиций. Или в сводном листе магазина розничной торговли можно указать все магазины с доходом более 10%, объемом продаж менее 100 000 р. и районом «Юго-Восток».

Форматирование только первых или последних значений

Можно найти максимальное и минимальное значения в диапазоне ячеек на основе указанного порогового значения. Например, можно найти 5 самых продающихся продуктов в региональном отчете, нижние 15% продуктов в клиентском опросе или 25 высших зарплат в отчете по персоналу отдела.

Форматирование значений выше или ниже среднего значения

Можно найти значения выше или ниже среднего значения или стандартного отклонения в диапазоне ячеек. Например, можно найти исполнителей с производительностью выше средней в ежегодном обзоре эффективности работы или определить произведенные материалы, показатели качества которых находятся ниже удвоенного значения стандартного отклонения.

Снятие условного форматирования

Выполните одно из следующих действий.

Лист

1.  На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите команду Очистить правила.

2.      Нажмите кнопку Весь лист.

Диапазон ячеек, таблица или сводная таблица  

1.      Выделите диапазон ячеек, таблицу или сводную таблицу, для которых необходимо снять условное форматирование.

2.  На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите команду Удаление правила.

3.    В зависимости от того, какой элемент выделен, нажмите кнопку Выделенные ячейки, Эта таблица или Эта сводная таблица.